Wpisanie na listę dłużników nie jest bardzo skomplikowane, ale także nie może tego zrobić każdy, kto zgłosi taką chęć. Wierzyciele mogą wpisywać osoby nierzetelnych kontrahentów na podstawie dokumentów wymaganych przez konkretne biura informacji gospodarczej.
Jeśli chodzi o wpisanie dłużnika do sądowego krajowego rejestru dłużników niewypłacalnych jaki działa przy Krajowym Sądzie Rejestrowym to odbywać się to może na dwa sposoby. Jednym z nich jest wpisanie dłużnika z urzędu, czyli niejako z pominięciem woli wierzyciela.
Jednak nawet wpis z urzędu nie może być bezpodstawny – dlatego ustawa o KRS, która reguluje także rejestr dłużników wart. 2 mówi, że komornicy i sądy mają obowiązek przesyłania do rejestru dokumentów, na podstawie których rejestr sądowy wpisze firmę lub osobę fizyczną. Takimi dokumentami są np. prawomocne wyroki i nakazy zapłaty oraz innego rodzaju tytuły wykonawcze.
Oczywiście jest też druga droga wpisu na listę sądowego rejestru jest nią złożenie wniosku o wpis. Oczywiście taki wniosek posiada także załączniki dokumentujące podstawy do wpisu – najczęściej odpis tytułu wykonawczego, kopie wezwań do zapłaty i potwierdzeń ich doręczenia, kopie faktur jeśli istnieją. Oprócz tego trzeba podać dane dłużnika, nazwę firmy i numer REGO, ewentualnie w przypadku osób fizycznych- imię i nazwisko oraz numer PESEL.
Jeśli chodzi o prywatne rejestry dłużników to wpisać do nich dłużnika jest łatwiej niż do sądowego rejestru. Ale istnieje również kilka kryteriów, które trzeba spełnić. Jednym z nich jest fakt,że firmy skupujące wierzytelności nią mogą wpisywać dłużników – może to zrobić tylko przedsiębiorca, wobec którego powstało zobowiązanie.
Żeby móc wpisać dłużnika do rejestru trzeba mieć kopie faktur oraz potwierdzeń odebrania wezwań do zapłaty. We wniosku można wpisać kilka faktów jednak termin wymagalności najmłodszej z nich musi mieć minimum 60 dni. Nie wpisuje się zobowiązań niższych niż 500 złotych oraz takich, gdzie nie minęło jeszcze 30 dni od dnia dostarczenia wezwania do zapłaty. Przed złożeniem wniosku o wpis można wysłać do dłużnika ostrzeżenie o możliwości wpisu. Takie udogodnienie oferuje każdy z rejestrów.